Surat Menyurat

Pengertian Surat Menyurat

     Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Jenis-jenis Surat

 

     1.      Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

 

a.        Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b.      Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c.       Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

 

d.      Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e.       Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

2.      Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

a.     Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

b.      Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

 

c.       Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

d.      Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e.       Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

 

f.       Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g.      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3.      Berdasarkan Keamanan Isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

       a.      Surat Sangat Rahasia   

   adalah surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

      

      b.      Surat Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c.       Surat konfidensial
Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4.      Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

   Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

      a.      Surat Sangat Segera atau Surat Kilat

    Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b.      Surat Segera
Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

 

      c.       Surat Biasa
Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

5.      Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

     a.       Surat Biasa
Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b.      Surat Kilat
Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

 

      c.    Surat Kilat Khusus

a  adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima 

 

       d.     Surat tercatat 

      Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

 

     Cara Menulis Surat Pribadi Dalam Bahasa Indonesia -- Berikut ini adalah hal-hal yang harus dilakukan yang berkaitan dengan Surat Pribadi.

Mencermati Surat Pribadi


Memahami Bagian-Bagian Surat Pribadi

   1. Bagian pertama, di bagian pojok kanan ada tulisan: “Yogyakarta, 27 April 2007”. Bagian ini disebut tempat dan tanggal surat.
2. Bagian kedua: “Yang tersayang Vera Mahardina Jalan Jambe Wangi 120 Jakarta”. Bagian ini disebut alamat surat.
3. Bagian ketiga: “Dear Vera”. Bagian itu disebut salam pembuka.
4. Bagian keempat: “Hai Vera cantik, sedang apa? Kamu sehat ‘kan?Aku di Jogja juga sehat! Ver, sudah lama kita tidak bertemu. Aku kangen sekali”. Bagian ini disebut pembuka surat.
5. Bagian kelima: “Satu bulan yang lalu aku punya pengalaman memalukan. Aku dihukum oleh kepala sekolah karena melanggar tata tertib sekolah. Waktu itu hari Senin. Seperti biasa selalu diadakan upacara
bendera si sekolah. Waktu itu aku agak malas mengikuti upacara sehingga aku membolos. Aku bersembunyi di kantin sekolah. Ketika upacara sedang berlangsung, akumakan-makan di kantin. Kemudian, ada pak guru yang berkeliling memeriksa. Aku jadi ketahuan membolos. Aku dipanggil oleh kepala sekolah. Aku mendapat hukuman membersihkan kamar kecil di sekolah. Aku benar-benar menyesali perbuatanku. Sejak saat itu aku selalu rajinmengikuti upacara bendera. Aku juga selalumematuhi tata tertib sekolah yang lainnya. Kamu harus mematuhi tata tertib di sekolahmu ya, Ver. Jangan sampai terkena hukuman seperti aku. Rasanya tidak enak. Malu juga sama temanteman”. Bagian ini disebut inti surat.
6. Bagian keenam: “Ver, mudah-mudahan pengalaman burukku tidak kamu alami. Sudah dulu ya, Ver. Lain kali kita sambung lagi”. Bagian ini disebut penutup surat.
7. Bagian ketujuh: “Sahabatmu”. Bagian ini disebut salam penutup.
8. Bagian kedelapan: “Najwa Januar”. Bagian ini disebut nama terang/jelas.

    

 Sumber : http://i-bahasaindonesia.blogspot.com/2013/08/cara-menulis-surat-pribadi.html

        http://widiapuspita.blogspot.com/2013/06/pengertian-surat-bahasa-dan-jenis-surat.html